מוסדות אקדמאיים הם גופים אשר משלבים פעילות ייחודית, עם אתגרי ניהול לא פשוטים. כיצד נותנים מענה טוב לשני היבטים אלה ולניהול המוסד האקדמי בכלל? תשובה אחת בולטת וקלאסית, היא באמצעות מערכת ERP. אלא שבזה הסיפור לא מסתיים, מאחר שלא פשוט להתאים מערכות כאלה לענפים ספציפיים כגון מוסדות אקדמאיים. כאן נכנסת לתמונה תפנית – מערכת ERP מיוחדת במינה, אשר כדאי לכם מאוד להכיר.
לנהל באופן כולל ומרוכז
כאשר נעזרים במחשוב לשם ניהול העסק וכל ארגון עושה זאת כיום בצורה נרחבת, ישנה שאלה של ריכוז לעומת פיזור הפעילויות. במקרים רבים, העסק או הארגון מנוהלים באמצעות אוסף של תוכנות ומערכות מחשוב, שמתמחות בהיבטים שונים של הפעילות. Enterprise Resource Planning היא גישה, שבה תוכנה מרכזית אחת (או שירות ענן מרכזי אחד) מנהלת את רוב הפעילות בעסק. למעשה, מערכת ERP היא פלטפורמה מקיפה לניהול, אשר נותנת מענה גם לניהול רוב המידע שבו משתמשים וגם לתהליכי העבודה העיקריים. באופן כזה, ניתן לייעל את ניהול הארגון בצורה ניכרת. הריכוזיות מונעת או לפחות מצמצמת למינימום, כפילויות וחוסר עדכניות של המידע. היא גם מסייעת לקבל "גרסה אחת של האמת", כאשר רוצים להבין את המצב הנוכחי. כל זאת, משמעותי מאוד עבור ההנהלה, לשם הבנה משופרת וקבלת החלטות יעילה.
מה כלול במוצר
גרסת תפנית אשר מותאמת מראש עבור מוסדות אקדמיים, מציעה עבורם בין השאר:
· ניהול מחקרים – זו היא דוגמה, לסיוע בתחום ספציפי מאוד, אשר דרוש וחשוב במוסדות אקדמאיים. מדובר על ניהול פיננסי וניהול לשכה למחקר אקדמי. המערכת מאפשרת ניהול מחקרים עד לרמה של מעקב ובקרה אחרי מדען ספציפי. היא גם מאפשרת לבצע ניהול בקרה תקציבית, ניהול חריגות ואף חסימת תקציב עקב חריגה בפרויקט. המערכת מסייעת גם בניהול הגביה מול מי שמממן את המחקר, כולל לוח תשלומים ותיעוד אבני דרך. היא מסייעת גם בניהול וחישוב תוספות מחקר, ניהול וסימון הוצאות שדווחו למממן וכן מנגנון העברת הוצאות בין פרויקטי מחקר.
· ניהול תרומות – סיוע בפעילויות שונות סביב נושא התרומות למוסד האקדמי, כולל ניהול תורמים, רישום התקבולים, הפקת חשבוניות לכל תורם, חישוב ריביות, הצמדה ועוד.
· ניהול נסיעות לחו”ל – באמצעות תפנית אשר מותאמת למוסדות אקדמיים, ניתן גם לנהל בצורה משופרת ומרוכזת נסיעות של הצוות לחו"ל. זאת, כולל ניהול וחישוב ההוצאות השונות סביב הנסיעה, בין אם זה הוצאות לינה, עלויות כנסים, נסיעות ועוד.
·ניהול קבלת אורחים מחו”ל – סיוע לניהול מסודר של כל הקשור באירוח אורחים מחו"ל, כולל רישום האורחים וניהול ההוצאות השונות לגביהם. מודול זה, גם מתחשב בסוגי המימון השונים, בין אם זה מימון המרכז האקדמי או מימון חיצוני.
בפיתוח מטריקס
עוד סיבה טובה למוסדות אקדמיים להכיר את תפנית, היא העובדה שהיא מפותחת על ידי חברת מטריקס. מטריקס היא חברת טכנולוגיה בולטת מאוד בישראל, וותיקה ומוערכת. מטריקס מפתחת את תפנית באופן מתמשך, כבר מעל לשני עשורים! על פני תקופה זו וגם כיום, פיתוח זה מתבטא בשיפור מתמיד של המערכת ובהרחבת יכולותיה. אם הייתם רוכשים מערכת ERP כללית ומנסים להתאים אותה לדרישותיכם, ייתכן מאוד שהייתם פונים למטריקס בתור מומחים לתחום זה. עם תפנית, אתם מקבלים את הניסיון והמומחיות של מטריקס, אשר התאימו עבורכם את המוצר כבר מראש, עבור מגזר המוסדות האקדמיים.
לסיכום
באמצעות מערכת ERP מיוחדת זו, תוכלו לתת מענה לאתגרי הניהול שלכם, שהוא גם ERP ברמה הגבוהה ביותר וגם מותאם באופן המיטבי עבורכם.
